L’idea al tempo delle comunicazioni Cloud, Wi-Fi, 4G …. “Parliamo di Smart-Working”.

È possibile affidare la gestione dei richiami di igiene, il controllo dei pagamenti, la selezione degli ordini di acquisto dei materiali, le pratiche di convenzionamento,… selezionando persone che possano lavorare da casa, con obiettivi mirati ed utilizzando protocolli adeguati, con sistemi informatici protetti da programmi di sicurezza dei dati. I pro ed i contro dello smart working che sto sperimentando in alcuni studi dentistici. Vi invito a leggere questo breve articolo.

Prima di tutto per trarre i migliori vantaggi dalle prestazioni a distanza occorrono organizzazione, disciplina e chiarezza.

Lavorare da casa propria, senza dover affrontare spostamenti estenuanti, lontani dal contatto continuo con colleghi sgradevoli e in ambienti rumorosi e sovraffollati: il cosiddetto smart-working sembra la soluzione per molti aspetti spiacevoli della nostra attività professionale e in effetti può essere una soluzione con diversi vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende. E’ vero però che ci sono alcuni lati negativi e qualche criticità. Ecco allora qualche informazione per capire se questo modo di lavorare può fare per noi e su come organizzarsi al meglio.

Un fatto di tecnologia

Il lavoro a distanza è possibile grazie alla diffusione sempre più capillare delle tecnologie come i telefoni cellulari e i computer portatili abbinati alle reti Wi-Fi, ormai sempre più utilizzate. Una delle più importanti aziende di ricerche di mercato al mondo, la International Data Corporation, ha reso noto che nel 2022 circa il 65 per cento dei lavoratori europei sarà composto da mobile worker; in Italia, questo modo di prestare la propria opera coinvolgerà circa 10 milioni di persone.

Telelavoro, smart working, lavoro agile

Anche se li adoperiamo indifferentemente, non tutti i termini con cui ci si riferisce al lavoro svolto da luoghi diversi dalle quattro pareti di un ufficio sono sinonimi. Propriamente parlando, il telelavoro indica un’attività lavorativa che si svolge in un luogo diverso dalla sede dell’azienda e che implica, di solito, un solo rientro settimanale in sede. Lo Smart Working, o Lavoro Agile, nell’ordinamento italiano indica invece una modalità di esecuzione della prestazione di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro. In pratica si lavora una parte del tempo in azienda e una parte fuori da essa, secondo gli accordi tra le parti.

I vantaggi

Lo smart working offre molti vantaggi sia ai lavoratori che alle aziende, creando una modalità di lavoro dinamica, innovativa e collaborativa. Il datore di lavoro, a fronte di un investimento iniziale per fornire gli strumenti necessari al lavoro in mobilità (telefoni e computer portatili), vede aumentare la produttività dei dipendenti (lo hanno dimostrato numerosi studi) e inoltre ha minore necessità di spazi per collocare le scrivanie, offrire un servizio per il parcheggio piuttosto che la mensa aziendale.

I lavoratori risparmiano il tempo del viaggio tra casa e ufficio, lo stress di spostamenti poco confortevoli o nel traffico, possono gestire meglio il proprio tempo, lavorando senza vincoli di orario e con maggiore possibilità di gestire in modo flessibile gli spazi per la vita privata. Il fatto di lavorare in casa propria consente inoltre di poter organizzare liberamente la propria postazione in un ambiente familiare, costruito a propria misura e si minimizza l’antagonismo limitando i contatti con i colleghi sgraditi. In una parola: la qualità della vita migliora sensibilmente e con essa anche la soddisfazione lavorativa. Non ultimo, il tele-lavoro è amico dell’ambiente, con il decongestionamento del traffico e un minore impatto sull’ inquinamento.

Le criticità

Lavorare da casa non è però sempre la soluzione ideale. E’ fondamentale un rapporto di estrema fiducia con consapevolezza degli obiettivi, oltre che flessibilità e proattività nel problem solving. Occorre essere capaci di mantenere separati gli spazi e gli ambiti della giornata da dedicare al lavoro da quelli per la famiglia, evitare continue distrazioni e interruzioni mentre si lavora, e nello stesso tempo non lasciarsi assorbire da preoccupazioni professionali nel tempo dedicato alla famiglia. Il fatto di essere connessi da casa può anche generare l’equivoco di una reperibilità non-stop, comprese le sere e i fine settimana. Può anche accadere di sentirsi “tagliati fuori” dal gruppo, avvertendo la mancanza dello scambio reciproco di idee e di tutte quelle informazioni che preferiremmo condividere con i colleghi e i superiori.

Utili accorgimenti per organizzare il proprio smart working

  1. Creare in casa uno spazio di lavoro “solo nostro”, al riparo dalle intrusioni dei familiari e separato dalle aree comuni della casa.
  2. Evitare di lavorare in posizioni scomposte (sdraiati sul letto o accoccolati sul divano). Una piccola scrivania o almeno un tavolino, sul quale raccogliere gli “attrezzi del mestiere” è l’ideale. Dotarsi di una sedia ergonomica e di una buona illuminazione.
  3. Informare i familiari delle caratteristiche del lavoro che svolgiamo e delle nostre esigenze, condividendo una serie di regole.
  4. Sensibilizzare i familiari sulla necessità di non essere disturbati e interrotti mentre si sta lavorando.
  5. Fissare un “orario di lavoro” che abbia un inizio e un termine e attenervisi il più possibile.
  6. Smettere di pensare al lavoro a fine orario e dedicare ai nostri familiari o amici tutta la nostra attenzione e tempo di qualità.
  7. Organizzare la giornata in modo da avere qualche pausa per sgranchirsi e per allentare la concentrazione.