Sintesi sulle principali modalità di pagamento delle terapie nello studio dentistico ed il loro contesto di applicazione.

Riassumo quanto già diffuso con i miei articoli, i testi che ho pubblicato, le lezioni e le centinaia delle mie consulenze svolte in più di 25 anni e che rappresentato un “must” del management in odontoiatria.

1️⃣ – Pagamento anticipato: sicuramente è tra le modalità più motivanti per il professionista e può essere vantaggiosa anche per il paziente se collegato ad un risparmio sul prezzo della prestazione o ad una modalità di accesso al servizio preferenziale. È però importante che a questa entrata, immediata per il professionista, siano preferibilmente corrispondenti entro l’anno i relativi flussi dei costi dei materiali, dei collaboratori e dei tecnici per la produzione di questa e di altre prestazioni, altrimenti risulteranno ricavi senza il relativo costo ed il professionista pagherà più imposte. È quindi sempre importante misurare i flussi economici e della produzione dell’attività professionale prodotta dallo Studio. Ovviamente non tutti i pazienti possono permettersi di accettare questa modalità e non può essere adottata per tutti universalmente.

2️⃣ – Acconto e rateizzazione entro il piano di cura: è ancora una delle modalità di pagamento più diffuse. Ha il vantaggio della flessibilità, ma va saputa dosare, conoscendo le persone alle quali viene concessa, perché sicuramente lascia molta libertà alla correttezza ed alla puntualità del paziente. È una forma di pagamento che impegna la segretaria dello Studio ed a volte incide anche sul piano di trattamento dell’odontoiatra, che deve essere allineato al pagamento. Questa modalità necessita dell’algoritmo di calcolo del rischio di impresa, perché entrano in gioco alcune variabili, quali la tipologia di prestazione, la relazione storica con il paziente, la connessione con altri pazienti e familiari collegati…. Non è una modalità che può essere adottata per tutti universalmente.

3️⃣ – Pagamento della singola prestazione svolta ad ogni appuntamento: è una modalità che permette un andamento lineare tra produzione, costi ed incassi. Ha una certa complessità nella gestione variabile di costi tra una seduta e l’altra o tra gruppi di sedute ed altre. Può essere abbinata all’utilizzo di una carta di credito revolving o debit card che permette al paziente di vedersi detrarre l’importo sfalsato sul conto corrente al mese successivo, rispetto alla data in cui ha usufruito della prestazione, ma richiede sempre una certa disponibilità economica per i picchi degli importi di pagamento che potrebbero verificarsi necessariamente. Il rischio anche qui esiste ed è alto se pensiamo alla possibilità di appuntamenti annullati con l’obiettivo di spostare così anche il relativo pagamento, lasciando vuoto il riunito non operativo. Anche questa è una forma di pagamento che impegna la segretaria dello Studio ed a volte incide sul piano di trattamento, che deve essere allineato al pagamento. Come per la precedente modalità di pagamento, è necessario l’algoritmo di calcolo del rischio di impresa, perché entrano in gioco anche qui alcune variabili, quali la tipologia di prestazione, la relazione storica con il paziente, la connessione con altri pazienti e familiari collegati, … Non è una modalità che può essere adottata per tutti universalmente.

4️⃣ – Finanziamento delle cure attraverso banche e società finanziarie: è una formula che introdussi vent’anni fa in odontoiatria, attraverso corsi e consulenze con le banche e le aziende finanziarie che poi sono diventate i leader di mercato sul fronte del credito al consumo nel settore sanitario. È una modalità che si è diffusa moltissimo perché permette a lavoratori autonomi e dipendenti, liberi professionisti, studenti, casalinghe e pensionati di finanziare le cure per una durata variabile da mesi ad anni. Il paziente paga direttamente dal conto corrente ogni mese e senza fatica; può dilazionare nel tempo una spesa che altrimenti dovrebbe affrontare in pochi mesi. Questa dilazione, se il paziente decide per il tasso zero, non gli costa nulla e può sostenere cure odontoiatriche anche in concomitanza di “altre spese” che potrebbero altrimenti creargli difficoltà economiche, dovendo superare solo l’esame dell’affidabilità finanziaria con all’accettazione del finanziamento. Esiste inoltre per il paziente il vantaggio fiscale di “scaricare” immediatamente dalla denuncia dei redditi dell’anno in corso, anche se le cure si prolungano nell’anno successivo! Nel caso di un finanziamento a tasso “0”, gli interessi li paga lo Studio in ragione di un % annuo sull’importo complessivo che può variare a seconda dell’istituto che eroga l’importo. Se questa percentuale fosse il 6%, per un finanziamento di 6000 € a tasso “0” in 12 mesi, lo Studio riceve dalla Finanziaria 6000 €-6%= 5640 €. Il finanziamento fa risparmiare tempo allo Studio perché in pochi minuti viene emessa una fattura di saldo al paziente che consente di chiudere immediatamente gli obblighi fiscali e amministrativi. Il finanziamento è una grande garanzia economica per lo Studio perché evita insoluti, “dimenticanze” spesso ripetute negli acconti, solleciti di pagamento e Azioni Legali verso pazienti troppo “distratti” … evita inoltre le solite perdite di tempo! Per lo Studio il finanziamento è un pagamento immediato, appena la pratica è stata accettata ed è, inoltre, un elemento della buona armonia professionale, perché è bello lavorare per i pazienti con il solo pensiero di dover risolvere problemi clinici e renderli soddisfatti. È però importante, così come per tutti i pagamenti anticipati, che a questa entrata, immediata per il professionista, siano corrispondenti, preferibilmente entro l’anno, i relativi flussi dei costi dei materiali, dei collaboratori e dei tecnici per la produzione di questa e di altre prestazioni, altrimenti risulteranno ricavi senza il relativo costo ed il professionista pagherà più imposte. È quindi sempre importante misurare i flussi economici e della produzione dell’attività professionale generata dallo studio.

Ovviamente non tutti i pazienti possono permettersi di accettare questa modalità e non può essere adottata per tutti universalmente.

5️⃣ – RID (nuovo sistema SEPA): quando si parla di Rid Bancario si fa riferimento ad un servizio grazie al quale un soggetto titolare di un conto corrente presso una banca può autorizzare quest’ultima ad accettare gli addebiti, per il pagamento di servizi o prestazioni ottenute, che provengono da uno specifico creditore. L’acronimo Rid, non a caso, sta per Rapporto Interbancario Diretto, che indica la funzione di intermediazione svolta dalla banca nel pagamento di alcuni servizi.
A partire dal 1º febbraio del 2014 il Rid è stato sostituito dal sistema SEPA (Single Euro Payments Area), grazie al quale è stato possibile estendere il servizio di incasso a tutti i Paesi della zona Euro. Generalmente questo servizio viene utilizzato per quel genere di pagamenti definiti periodici, tuttavia esistono casi in cui il sistema SEPA viene adoperato per pagamenti isolati.
Nella maggior parte dei casi l’addebito tramite Rid Bancario è funzionale per il pagamento delle bollette per le utenze domestiche, per il versamento del canone di locazione, per le rate di mutui o finanziamenti, ma anche per il pagamento di abbonamenti (palestra, riviste, etc.). Importante che la segretaria pianifichi questi pagamenti/incassi in giorni precisi, così che possa dedicare ergonomicamente quelle ore alla fatturazione di questi pagamenti, senza doverlo fare per ciascuno ogni volta tutti i giorni.

6️⃣ – Bonifico permanente: è un ordine di pagamento meno formale del Rid, È un supporto utile per la segretaria, che deve verificare comunque il pagamento del paziente, preferibilmente facendolo coincidere nello stesso giorno. In termini di affidabilità di pagamento, questa modalità non da garanzie forti al dentista, se non forse maggiormente con l’addebito di bonifico permanente, aiutando la gestione amministrativa. L’istituto creditizio garantisce che il bonifico venga inviato nella data in cui lo hai ordinato. Non ci si deve quindi preoccupare né che l’accredito non arrivi in tempo, né di ricompilare ogni mese il modulo di disposizione del bonifico. Questa modalità viene preferita spesso perché elimina completamente i problemi di ritardi o dimenticanze nei pazienti fedeli e soddisfatti.

7️⃣ – On line bank: significa che i pazienti pagano attraverso il sistema home banking “prima” della prestazione, ma a rate in base al piano di pagamento concordato. È come quando si acquista un biglietto aereo on line prima di partire. È molto importante in questo caso la gestione del piano di cura bilanciato in funzione del piano di pagamento e tutto deve essere accettato e sottoscritto, come negli altri casi, dal paziente e standardizzato dalla segretaria. Quest’ultima dovrebbe utilizzare un software di gestione per questa modalità che la aiuti a comunicare con il software gestionale dello studio. L’effetto positivo è che il pagamento avviene sempre “prima” della prestazione, perché è questa la regola a cui dovrebbe essere collegata tale modalità ed il paziente dovrebbe presentarsi all’appuntamento sempre avendo prima effettuato il pagamento on line. È una modalità molto più utilizzata all’estero.

8️⃣ – Pagodil – Dilapay: non trattandosi proprio di un finanziamento non hanno alcun costo aggiuntivo, non c’è nessun bisogno di compilare moduli o presentare la busta paga, normalmente serve poco tempo per ottenere i crediti e succede tutto direttamente in segreteria dello studio dentistico, perché l’esito della richiesta è immediato. Rappresentano una diversa modalità di pagamento dilazionato nel tempo. Di fatto è un sistema che permette di fare acquisti utilizzando la propria carta di credito e pagando con piccole rate mensili, senza mai doversi preoccupare degli interessi. Proprio per questo, per attivare Dilapay non verrà richiesto di presentare la busta paga, ma soltanto di avere con voi documento di identità e carta di credito, Ovviamente non tutti i pazienti possono permettersi di accettare questa modalità e non può essere adottata per tutti universalmente.

9️⃣ – BEXB: Dal 2001 è un circuito di intermediari per gli acquisti con migliaia di aziende del territorio nazionale. Soddisfano le necessità delle loro aziende associate selezionando fornitori qualificati ed operano in 160 differenti settori merceologici quale moderno ed organizzato ufficio acquisti. Quindi se il paziente è aderente al sistema Bexb, ha la possibilità di pagare visite e trattamenti presso lo Studio dentistico ricorrendo al suo credito. Una soluzione vantaggiosa che gli permette di superare gli ostacoli di finanziamento, rateizzazione ed interessi. Non ancora molto diffuso, ma allo stato attuale è in osservazione di molti analisti ed economisti.

🔟 – Fondi ed Assicurazioni: questa modalità può essere molto rischiosa e necessita di approfondire un modello di business delicatissimo per gli scenari futuri del settore e che approfondirò con un post dedicato.

🔢 – Investire sul paziente: è un caso limite, direi estremo, quello sicuramente più rischioso di scegliere di lavorare e bilanciare l’esposizione economica del paziente in base alla possibilità di finanziarlo grazie ai ricavi acquisiti da altri pazienti. Una specie di rotatività finanziaria che bisogna saper gestire quando i pazienti non hanno la possibilità di sottoscrivere accordi come quelli illustrati nei punti precedenti e quando lo studio vive in un territorio dove il contesto culturale economico è tale da non permettere un potere contrattuale adeguato, paradossalmente, nel caso in cui il professionista che vive in questo contesto si trovi davanti ad amici, parenti e conoscenti e finanziare il paziente in base ad un algoritmo che misuri il rischio in questi casi è l’unica alternativa. Un algoritmo che possa aiutare questo professionista in difficoltà anche a non essere “sfruttato” o “manipolato” da pazienti disonesti che potrebbero approfittarsi dell’eticità di un dentista che vuole mettere i pazienti in condizione di poter usufruire delle cure odontoiatriche a favore di chi diversamente non potrebbe permettersele, oppure per vicinanza emotiva ed affettiva non sia fattibile la forma di pagamento anticipato o finanziato. Difficile chiedere a questi pazienti di accendere un finanziamento o di pagare anticipatamente e addirittura impossibile in quel mercato dove solo con questa modalità si può evitare di chiudere lo studio per inattività del riunito. Questa modalità è una forma limite, necessita più di tutte dell’algoritmo di calcolo del rischio di impresa entro il quale può essere finanziato il paziente che rientra in questa fattispecie. Dobbiamo mettere in gioco anche qui alcune variabili, quali la tipologia di prestazione, la relazione storica con il paziente, la sostenibilità finanziaria dello Studio dentistico in base alla gestione economica e produttiva, la connessione con altri pazienti e familiari collegati, perfino usanze e costumi della concorrenza.