Oggi un odontoiatra che decide di avviare uno studio dentistico deve confrontarsi con una realtà imprenditoriale molto vasta e con modelli di odontoiatria differenti tra loro.

Studi mono professionali, studi associati, società tra professionisti, studi convenzionati, centri low cost, cosa fare?

E una volta realizzata la struttura odontoiatrica, come dividersi fra lavoro clinico e gestionale?

Come coniugare il bisogno di lavorare in qualità con un’eccellente organizzazione?

A fronte di una realtà indubbiamente complessa, non dimentichiamo che le fondamenta della professione sono semplici, si basano sull’etica, sulla competenza clinica, l’impegno e la serietà del professionista e un’idea chiara di quello che si vuole costruire ed investire negli anni di professione.

Ponendo dunque la qualità clinica al centro della propria idea imprenditoriale, non è difficile far sì che il progetto prenda forma e si concretizzi ma occorre un ulteriore presupposto fondamentale, un’organizzazione di primordine tale da consentirci di far fronte a tutte le incombenze e ad una realtà sempre più burocraticizzata.

La gestione ed il management di uno studio dentistico sono gli strumenti al servizio dell’idea imprenditoriale, tali da permetterne la piena realizzazione, sviluppando coerentemente gli strumenti economici e finanziari che la sostengono e ne permettono la crescita ed un continuo miglioramento.

Un odontoiatra che desidera lavorare con impegno, ma soprattutto con soddisfazione e tranquillità, deve utilizzare strumenti manageriali che oggi sono indispensabili per condurre la propria realtà lavorativa con efficacia e risultati proficui. Diversamente il rischio è quello di dover rinunciare e vedere fallire il proprio sogno.

Se dunque sono l’idea e l’immagine imprenditoriale a dare una direzione allo studio, sono gli strumenti di gestione e il management a permetterci di consolidare e raggiungere i nostri obiettivi.

Anni addietro lavoravo in uno studio bellissimo che rispecchiava tutte le ambizioni e i desideri dei titolari, tuttavia la gestione economica e delle risorse umane era inefficace ed esistevano alcune problematiche con dipendenti e collaboratori che non si credeva di poter migliorare.

Sono state dunque sperimentate varie consulenze, la maggior parte delle quali voleva imporre soluzioni e metodi standard applicati già in altre realtà, che però non hanno sortito effetti positivi, ma hanno anzi peggiorato la situazione ed enfatizzato le criticità.

Nel frattempo ho iniziato il percorso di formazione Post Graduate in Management & Marketing al San Raffaele di Milano per lo studio odontoiatrico che mi ha permesso di imparare a riconoscere le importanti dinamiche che intrecciano la vita clinica con quella gestionale dello studio dentistico. Questo percorso ha fatto luce sul fatto che formare una persona all’interno dello studio, che già ne conosce le dinamiche e le caratteristiche, sia vantaggioso; avere poi al proprio fianco un consulente manageriale per la propria formazione e avviare una strategia dello studio ad hoc e non preconfezionata fa la differenza.

Ogni realtà lavorativa va prima conosciuta ed in particolare devono essere i titolari ad esprimere con chiarezza il proprio ideale e gli obiettivi da perseguire. Sta dunque al manager studiare e mettere in pratica soluzioni personalizzate per quella realtà specifica.

Ricoprire questo ruolo è un impegno costante: significa essere sempre reperibili per lo studio e non staccare mai mentalmente anche se molte mansioni possono essere seguite a distanza e non richiedono una presenza fisica all’interno dello studio.

L’agenda del manager è molto diversa da quella clinica dello studio dentistico e va gestita attraverso un planning giornaliero, settimanale, mensile ed annuale.

Riporto di seguito a titolo esemplificativo alcune attività svolte: all’inizio di ogni anno vengono pianificate le riunioni con il personale e con tutto il team odontoiatrico, in modo da avere degli appuntamenti fissi settimanali.

  • Ogni sei mesi vengono pianificate tutte le ferie dell’anno di tutto il personale del team in modo da garantire la copertura dei turni di lavoro e non chiudere mai la struttura.
  • Ogni prima settimana del mese ho una giornata dedicata all’analisi dei dati economici raccolti, relativi al mese precedente, e dei report riguardo ad esempio le prime visite, i preventivi accettati e la programmazione dei budget di spesa.
  • Ogni giorno invece ricevo dalla segreteria l’agenda operativa dello studio, il report sugli incassi avvenuti o mancati e sulla previsione d’incasso del giorno successivo in modo da valutare l’andamento del lavoro.
  • Settimanalmente ricevo i report da parte delle ASO sullo svolgimento delle loro mansioni e ho un appuntamento fisso con la referente del magazzino per valutare nuovi ordini da effettuare.

Qui uno schema di settimana tipo:

Per quanto riguarda le riunioni finalizzate a gruppi mirati, sia collaboratori che dipendenti, sono uno strumento che permette di conoscere in modo chiaro la realtà e le sue dinamiche, risolvendo strategicamente le varie criticità.

Spesso capita che le problematiche di un dipendente vengano trasferite agli altri membri del gruppo e diventino sistemiche, danneggiando il clima di lavoro e complicando la risoluzione del problema. Avere la possibilità di fare riunioni programmate settimanali con ciascun dipendente permette di individuare e disinnescare subito un problema prima che diventi virale.

Ma non solo, aiuta l’interessato a sviluppare nuove idee e ad affrontare i problemi in modo positivo individuando autonomamente le soluzioni. Risulta così molto più facile la gestione delle risorse umane mantenendo sempre alta la fidelizzazione e la motivazione di tutti i dipendenti.

Talvolta un soggetto può risultare nel tempo dissonante dal resto del gruppo, che deve essere invece omogeneo e motivato. Il manager deve quindi conoscere gli strumenti più efficaci per cercare di recuperare il soggetto e quando non più possibile, capire qual’è il momento per allontanarlo dal team.

Avere alle spalle una rete di professionisti di fiducia, un consulente del lavoro, un legale, un commercialista o eventualmente un consulente specializzato per la strategia d’azienda, è fondamentale per muoversi in modo più efficace ed eticamente corretto.

Aver creato basi solide nel gruppo può aiutare ad isolare e riconoscere subito gli elementi negativi e ad arginare i problemi in modo che non dilaghino nel gruppo.

Solamente con un percorso di studi serio e strutturato alle spalle, il manager potrà analizzare correttamente la situazione e applicare le nozioni apprese adattandole alla realtà lavorativa in cui opera.

Il ruolo e le funzioni di un manager formato e coinvolto nella vita dello studio costituisce oggi una risorsa importante a fianco di un odontoiatra titolare di uno studio dentistico.

Un’alleanza preziosa per gestire con successo una piccola azienda, perseguendo gli obiettivi e realizzando i propri sogni.