È possibile affidare la gestione di richiami di igiene, il controllo di gestione dei pagamenti, la selezione degli ordini di acquisto dei materiali, le pratiche di convenzionamento… selezionando persone che possano lavorare da casa, con obiettivi mirati ed utilizzando protocolli adeguati, con sistemi informatici protetti da programmi di sicurezza dei dati. I pro ed i contro dello smart working che sto sperimentando in alcuni studi dentistici. Vi invito a leggere questo breve articolo.

Prima di tutto per trarre i migliori vantaggi dalle prestazioni a distanza occorrono organizzazione, disciplina e chiarezza.

Lavorare da casa propria, il cosiddetto smart-working: può essere una soluzione con molti vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende. E’ vero però che ci sono alcuni lati negativi e qualche criticità. Ecco allora qualche dritta per capire se questo modo di lavorare può fare per noi e su come organizzarsi al meglio.

Un fatto di tecnologia

Il lavoro a distanza è possibile grazie alla sempre più capillare diffusione delle tecnologie: le reti Wi-Fi sono sempre più diffuse e, in pratica, ci permettono di azzerare le distanze, grazie all’utilizzo di telefoni cellulari e computer portatili. Una delle più importanti aziende di ricerche di mercato al mondo, la International Data Corporation, ha reso noto che nel 2022 circa il 65 per cento dei lavoratori europei sarà composta da mobile workers; in Italia, questo modo di prestare la propria opera coinvolgerà circa 10 milioni di persone.

Tuttavia lo smart working, se non opportunamente gestito, può rappresentare un rischio in quanto il computer utilizzato spesso è quello domestico, non soggetto quindi ai rigidi controlli aziendali.

Senza volerci addentrare troppo negli aspetti tecnici, i consigli da seguire sono:

  • utilizzare un antivirus aggiornato quotidianamente,
  • non cliccare su link sospetti (mail, pubblicità palesemente ingannevoli che promettono guadagni facili…),
  • effettuare una scansione antivirus prima di utilizzare il computer per lo smart working,
  • concordare col titolare dell’azienda e l’informatico di riferimento le eventuali modalità di connessione in remoto ai pc aziendali per evitare furto username e password di accesso alla rete aziendale,
  • non salvare sul computer personale dati aziendali, se proprio non è evitabile occorre utilizzare un sistema di crittografia che renda i dati illeggibili in caso di furto.

Una volta adottate le precauzioni necessarie, è possibile avvalersi di tutti i vantaggi che lo smart working ci offre oggi.

Telelavoro, smartworking, lavoro agile

Anche se li adoperiamo indifferentemente, non tutti i termini con cui ci si riferisce al lavoro svolto da luoghi diversi dalle quattro pareti di ufficio sono sinonimi. Propriamente parlando, il telelavoro indica un’attività lavorativa che si svolge in un luogo diverso dalla sede dell’azienda e che implica, di solito, un solo rientro settimanale in sede. Lo Smart Working, o Lavoro Agile, nell’ordinamento italiano indica invece una modalità di esecuzione della prestazione di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro. In pratica si lavora per parte del tempo in azienda, in parte fuori da essa, secondo accordi tra le parti.

I vantaggi

Lo smart working offre molti vantaggi sia ai lavoratori che alle aziende. Il datore di lavoro, a fronte di un investimento iniziale per fornire gli strumenti necessari al lavoro in mobilità (telefoni e computer portatili), vede aumentare la produttività dei dipendenti (lo hanno dimostrato numerosi studi) e ha minore necessità di spazi per collocare le scrivanie, i parcheggi, le mense aziendali. I lavoratori risparmiano il tempo del viaggio tra casa e ufficio, lo stress di spostamenti poco confortevoli o nel traffico, possono gestire meglio il proprio tempo, lavorando senza vincoli di orari e con maggiore possibilità di gestire in modo flessibile gli spazi per la vita privata. Il fatto di lavorare da casa propria consente inoltre di poter organizzare liberamente la propria postazione e di lavorare in un ambiente familiare e costruito a propria misura. Non ultimo, si minimizza l’antagonismo e si limitano i contatti con colleghi sgraditi. In una parola: la qualità della vita migliora sensibilmente e con essa anche la soddisfazione lavorativa. Non ultimo, il tele-lavoro è amico dell’ambiente, con il decongestionamento del traffico e un minore inquinamento.

Le criticità

Lavorare da casa non è però sempre l’ideale. Occorre essere capaci di mantenere separati gli spazi e gli ambiti della giornata da dedicare al lavoro da quelli per la famiglia, evitare continue distrazioni e interruzioni mentre si lavora, e nello stesso tempo evitare di essere assorbiti da preoccupazioni professionali anche nel tempo in cui ci si dovrebbe concentrare sulla famiglia e viceversa. Il fatto di essere connessi da casa può generare l’equivoco di una reperibilità non-stop, comprese le sere e i fine settimana oppure, se si è legati ad alcuni obiettivi da raggiungere, essere costretti a lavorare anche la sera ed i fine settimana pur di raggiungerli.

Può infine accadere di sentirsi “tagliati fuori” da informazioni e contatti che preferiremmo condividere con i colleghi e i superiori e di avvertire la mancanza dello scambio di idee e di spunti tipici del lavoro in team.

Utili accorgimenti per organizzare il proprio smart working

  • Creare in casa uno spazio di lavoro, esclusivamente dedicato, al riparo dalle intrusioni dei familiari e separato dalle aree comuni della casa.
  • Evitare di lavorare in posizioni scomposte (sdraiati sul letto o accoccolati sul divano). Una piccola scrivania o un almeno un tavolino, sul quale raccogliere tutto quello che ci occorre, come ad esempio il computer, la rete wifi ed eventuali supporti utili è l’ideale.
  • Dotarsi di una sedia ergonomica e di una buona illuminazione.
  • Informare i familiari delle caratteristiche del lavoro che svolgiamo e delle nostre esigenze, condividendo una serie di regole.
  • Sensibilizzarli sulla necessità di non essere disturbati e interrotti mentre si sta lavorando.
  • Fissare un “orario di lavoro” che abbia un inizio e un termine e attenervisi il più possibile.
  • Smettere di pensare al lavoro a fine orario e dedicare ai nostri familiari o amici tutta la nostra attenzione e tempo di qualità.
  • Organizzare la giornata in modo da avere qualche pausa per sgranchirsi e per allentare la concentrazione.

Il nostro studio è pronto per lo smart working?

Abbiamo detto che lo smart working è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di una certa flessibilità e autonomia a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati che consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale con maggiori vantaggi competitivi dell’azienda e benefici. L’obiettivo è aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.

Pertanto possiamo dire che lo Smart working è una modalità di lavoro valutata non dal tempo prestato, ma dal risultato ottenuto. È importante infatti remunerare la qualità del lavoro e saperlo fare in base agli obiettivi raggiunti.

Attraverso riunioni di team periodiche è possibile allineare il gruppo annullando la distanza tra lavoratore agile e dinamiche di studio (evitare l’isolamento), favorire lo scambio di idee con i colleghi e monitorare la corretta pianificazione delle attività.

La formazione esercita un ruolo molto importante per agevolare l’integrazione del lavoro agile poiché questo cambiamento va gestito e accompagnato da un processo di trasformazione della visione dello studio centrato sulla valorizzazione della persona.

Teniamo presente che la diffusione delle teorie di organizzazione del lavoro agile è guidata dalla passione di coloro che amano il proprio lavoro. Oggi solo un lavoratore su cinque è pienamente coinvolto e appassionato al proprio lavoro: un disastro per gli studi, che dipendono sempre più da colleghi e dipendenti motivati. Una delle caratteristiche delle organizzazioni agili dovrebbe essere quella di avere una squadra che condivide una mentalità secondo la quale il lavoro dovrebbe essere svolto in team che mirano a sviluppare la capacità di rispondere meglio a contesti soggetti al cambiamento e in cui ci si prende cura del paziente anche attraverso lo sviluppo della relazione duratura nel tempo.

Il modello Smart può essere applicato al settore sanitario che già di per se è smart nel senso che è abituato ad essere produttivo e comunque non sostituirebbe l’organizzazione tradizionale, semmai la integrerebbe utilizzando canali differenti e in questo l’ingegneria sarà sempre più presente per fornire gli strumenti e le soluzioni più all’avanguardia. Infatti a rendere possibile lo Smart Working sono le tecnologie digitali che permettono di scegliere il dove e quando lavorare, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Le tecnologie che supportano il lavoro da remoto sono già diffuse, ormai esistono molte piattaforme che permettono di elaborare, condividere e firmare documenti. Però non è solo un problema di tecnologie ma il fatto che non ci fidiamo del nostro collega e del nostro team. Ci sono condizioni che abilitano e sdoganano il lavoro agile, e questa è una di quelle. Non si deve continuare ad associare lo smart working a un evento eccezionale, come ciò che sta accadendo in questi giorni con l’emergenza Coronavirus, o esclusivo appannaggio di alcune realtà lavorative manageriali, ma piuttosto bisogna debellare la nostra incapacità di lavorare in maniera efficiente, superando il pensiero che solo la presenza in ufficio sia garanzia di risultato.

I team agili si possono organizzare con una certa autonomia e grazie ad un’ampia delega possono raggiungere ottimi livelli di efficienza e prestazioni. L’organizzazione studio è come una rete di giocatori che collaborano verso l’obiettivo comune di soddisfare i bisogni dei pazienti. Ma non è sufficiente avere un team agile se il resto della organizzazione resta lenta e inefficace. Spesso questo concetto diviene molto difficile da trasferire perché implica netti e complessi cambiamenti.

Non dobbiamo pertanto cambiare solo i processi decisionali, ma anche l’approccio e i modelli partendo dai seguenti punti di riferimento:

Principi

  • collaborazione e comunicazione,
  • personalizzazione e flessibilità,
  • responsabilizzazione ed empowerment,
  • valorizzazione dei talenti e innovazione.

Leve

  • policy organizzative,
  • layout fisico (organizzazione fisica del lavoro),
  • tecnologie digitali,
  • comportamenti e leadership.

Benefici

  • aumento della produttività,
  • miglioramento del work-life balance e aumento della motivazione.

Serve dunque creare valore per avere soggetti attivi nello sviluppo (che è un nuovo paradigma)! Serve costruire una Result Driving Organization: un insieme di approcci, modelli, pratiche manageriali che sono orientate a favorire la diffusione di una cultura e uno stile gestionale dei comportamenti delle persone basati sulla definizione di obiettivi, responsabilizzazione sui risultati e valutazione delle prestazioni, tramite condivisione di obiettivi e risultati, feedback, allineamento organizzativo…

Come fare Smart working nel proprio studio dentistico?

Lo smart working richiede competenze specifiche per supportarne la corretta attivazione in studio. Prima di avviare la sperimentazione in studio occorre analizzare, come già detto, la propria maturità culturale per capire quanto sia compatibile con la nuova modalità lavorativa. Bisogna individuare un modello adeguato al proprio contesto di lavoro, individuando le aree in cui è possibile applicare questo modello. Ovviamente non possiamo spostare la parte clinica… a differenza delle attività di segreteria back office come ad esempio la gestione di richiami di igiene, il controllo di gestione dei pagamenti, la selezione degli ordini di acquisto dei materiali, le pratiche di convenzionamento. È indispensabile utilizzare in studio piattaforme che consentano un accesso al sistema a distanza, ma prima di tutto avere un protocollo di lavoro efficiente accompagnato da un sistema di valutazione dei risultati attraverso opportuni indicatori chiave di performance (KPI).

Vi parlo di questo perché da noi, in Arianto, abbiamo da anni adottato questo protocollo con grande soddisfazione e risultati. Siamo un team di esperti che vive in diverse città italiane e lavoriamo in smart working, abbiamo implementato con la nostra WebTv la piattaforma super efficiente per condividere la formazione on-line tra noi e con i nostri clienti.