Il sogno di trasformare uno studio dentistico in un’azienda di successo
La Dott.ssa Michela Pocecco, Igienista Dentale, spiega come sia cambiata la sua vita nell’ ultimo anno dopo aver frequentato un percorso di studi di management nel campo odontoiatrico.
“Sono sempre stata convinta che la figura dell’Igienista Dentale rivesta un ruolo chiave nello studio odontoiatrico, in quanto promotore della salute, che con grandi capacità di fidelizzazione può contribuire alla crescita e al marketing relazionale dello studio.
Nella mia carriera lavorativa ho lavorato sempre con grande interesse e dedizione per gli studi dentistici con cui collaboravo, mettendo grande attenzione agli aspetti gestionali, lasciando il segno del mio passaggio e dando tutta me stessa.
Ho partecipato attivamente alla vita associativa UNID come consigliere nazionale e costituendo un Direttivo Regionale FVG
Da sempre mi sono appassionata al marketing e all’organizzazione aziendale al punto di decidere di intraprendere un percorso di studi presso l’Università Vita e Salute San Raffaele di Milano frequentando così il POSTGRADUATE di Management & Marketing in odontoiatria, coordinato dal Prof. Pelliccia.
A gennaio 2018 ho deciso di lasciare il lavoro di igienista dentale per dedicarmi appieno all’attività di manager di uno studio dentistico.
Con l’esperienza ho subito capito che un bravo manager deve contornarsi di professionisti capaci di supportare i bisogni specifici dello studio e deve saper delegare i compiti alle persone più qualificate: dopo un’analisi delle necessità dello studio ho deciso quindi di selezionare il team dei professionisti per sviluppare al meglio le potenzialità dello studio e sviluppare quindi una gestione manageriale efficace e consapevole.”
Michela racconta con grande entusiasmo la sua esperienza, ricca di energia e di passione ma ci chiediamo se questo percorso sia ripetibile per altri colleghi o se serva un dono di natura.
“Credo che una predisposizione sia fondamentale, come la volontà, la perseveranza e la passione.
Non tutti sono capaci di mettersi in gioco a 38 anni e incominciare una nuova vita. Credo che fondamentale sia avere intorno a se le persone giuste, capaci di supportare questa crescita in ogni passo.
Io ho avuto ed ho tuttora vicino a me nel mio percorso professionale il Prof. Pelliccia che con il suo Metodo Arianto, studiato su misura per le nostre esigenze, sta supportando lo studio per la gestione economica, e non solo, portando così a dei successi concreti e misurabili.
Lo studio dove lavoro da semplice studio associato è diventato una srl, dove ora rivesto il ruolo di Amministratore Delegato. Da quattro riuniti abbiamo ampliato gli spazi gli spazi su due piani, aggiungendo altri due riuniti e dando un’impronta davvero innovativa, grazie ad un arredamento particolare ed accogliente.”
Michela ora si occupa della gestione economica dello studio, del marketing e delle risorse umane. I risultati positivi si sono visti fin da subito, sia dal punto di vista del controllo della gestione economica che per le risorse umane. Il sistema di riunioni adottato dalla dottoressa ha portato ad un miglioramento del clima dello studio e ad un maggior affiatamento del personale e dei collaboratori. Ora i titolari della clinica possono occuparsi appieno della realtà clinica e concentrarsi senza avere altri pensieri lavorativi.
Ci siamo chiesti qual’è uno dei cambiamenti che ha apportato nello studio e che ha inciso maggiormente.
“Al giorno d’oggi è fondamentale amministrare una struttura odontoiatrica con una corretta gestione dei costi correlati all’attività clinica. L’obiettivo è quello di migliorare la gestione degli acquisti in funzione degli effettivi bisogni di consumo dell’azienda in relazione al lavoro clinico programmato.
Quindi per prima cosa ho iniziato un lavoro minuzioso di analisi di tutti i processi lavorativi clinici. Ogni operatore clinico dello studio ha collaborato al calcolo medio del materiale utilizzato per ogni singola lavorazione erogata, in tutte le branche odontoiatriche praticate e sono stati registrati tutti i tempi di esecuzione delle lavorazioni.
Raccolto il materiale, ho messo a confronto i dati e stilato dei protocolli clinici di lavoro specifici per ciascuna lavorazione erogata in funzione dell’operatore clinico. Per talune prestazioni i valori erano sovrapponibili ed è stato possibile uniformare e creare una procedura condivisa.
Il costo del materiale utilizzato per ogni singola lavorazione è stato così definito in modo molto realistico; da ciò si è calcolata la tariffa di ogni singola prestazione tenendo conto anche del costo orario dello studio, dei costi di gestione e i margini di guadagno.
Premesso quanto sopra ed inserendo i dati nel gestionale di studio, diventa possibile calcolare l’effettivo fabbisogno del magazzino sulla base degli appuntamenti programmati in agenda. Questo permette di aver un controllo del magazzino e delle spese di acquisto dei materiali dentali, voce questa che incide notevolmente sui costi globali ed inoltre si può avere una previsione di quello che sarà il margine di contribuzione lordo, ovvero la differenza tra i ricavi ed i costi variabili proporzionali alla produzione.
Dopo aver introdotto e condiviso i protocolli clinici con medici, igienisti ed assistenti di studio odontoiatrico, si è posta più attenzione all’utilizzo dei materiali riducendo gli sprechi e responsabilizzando di più tutti sul loro utilizzo. Esiste un equilibrio fra entrate ed uscite dal magazzino, evitando inutili sovraccarichi di materiale, che in particolare per le srl costituisce reddito. In conclusione, i protocolli clinici sono uno strumento fondamentale per gestire con consapevolezza una struttura odontoiatrica con il fine di avere un maggior controllo della gestione acquisti ed erogare delle prestazioni con protocolli definiti e condivisi da tutti gli operatori.”
Passiamo ora a delle domande più dirette: i dentisti dello studio ti ascoltano? Come ti relazioni con loro? Svolgete assieme delle riunioni?
“All’inizio non è stato facile acquistare fiducia e rispetto, soprattutto cambiare le loro abitudini. Prima che iniziassi, gestivano autonomamente il personale, l’economia dello studio e le decisioni aziendali. Ho cercato fin da subito a porre molta attenzione ai loro bisogni, ad ascoltarli e nel tempo, dopo aver visto i primi grandi risultati con il personale, si sono affidati a me. L’importante è ovviamente non tradire mai quella fiducia e aggiornarli passo dopo passo sui goal raggiunti. Portare pian piano le modifiche ed innovazioni senza stravolgere troppo. Le riunioni con i soci sono fondamentali: abbiamo un appuntamento fisso ogni settimana in cui riporto ed illustro tutte le statistiche economiche, budget e spiego dove siamo e dove stiamo andando. Li ascolto, li supporto e cerco di unire i loro bisogni con quelli dell’azienda.”
Sulla gestione del personale hai un suggerimento su tutti da darci?
“Tenere il personale ben motivato è fondamentale. Cercare di ascoltarli e di dare un rinforzo positivo e supportarli individualmente, senza togliere nulla o gravare sull’azienda.”
Comunque il successo dipende soprattutto dalla visione imprenditoriale, i numeri sono un effetto, giusto? Come vedi il futuro degli odontoiatri? Vedi medici con la giusta visione?
“I numeri sono il risultato di un insieme di processi messi in atto per realizzare un progetto imprenditoriale. Lo scenario che vedo è caratterizzato da odontoiatri sempre più oberati dalla gestione dello studio ogni anno più complicata ed articolata. Da ciò la necessità e lo spazio per nuove figure manageriali a fianco degli odontoiatri, che possano dialogare quotidianamente sulle migliori soluzioni di gestione ed eventualmente essere indirizzati ai consulenti aziendali più adatti. Immagino medici con una visione sempre più focalizzata su una struttura odontoiatrica che sia un’azienda ben organizzata ed in grado di far fronte a tutte le incombenze senza rinunciare alla qualità del lavoro svolto e ai rapporti umani di tutto il personale.”
Per concludere, Michela un tuo sogno nel cassetto?
“Non mi fermo mai e voglio continuare a sognare. Credo che il mio percorso di crescita non si fermerà e desidero continuare a migliorare e crescere. Ho da poco aperto una mia società, la Mikylicious srls, ed il mio sogno è proprio quello di farla crescere sempre più ed investire in nuovi progetti.”