La gestione dello studio odontoiatrico attraverso il calcolo del Break Even Point

Premessa: “Questo articolo è stato scritto da un mio studente della Facoltà di Odontoiatria che ha frequentato le mie lezioni di Economia Aziendale del quinto anno. È un esempio di come si possano acquisire concetti fondamentali per gestire il futuro di una professione che richiede sempre più competenze anche manageriali. Lascio a lui la parola con questo suo articolo che ho apprezzato tantissimo come docente. Pubblicherò nuovamente questo articolo ma con il suo nome il giorno della  laurea, che avverrà a breve. Sarà il mio regalo.” (A. Pelliccia)


Lo studio odontoiatrico può essere considerato a tutti gli effetti una piccola-media impresa: per essere competitivi non bastano più solo capacità professionali (intellettuali e manuali), ma sono richieste anche altre competenze, che sono tipiche del manager e dell’imprenditore.

Le strategie da sviluppare per una gestione manageriale dello studio odontoiatrico riguardano principalmente tre aspetti: organizzazione, controllo dei costi e comunicazione.

In questo articolo parleremo di uno di questi aspetti, cioè del controllo dei costi.

Tra le tecniche maggiormente utilizzate per il controllo dei costi c’è l’analisi del break even point (analisi del punto di pareggio) che ha un’importanza fondamentale perché offre all’odontoiatra la possibilità di pianificare il futuro e di prevedere il risultato reale della propria attività.

Dunque che cos’è il break even point?

Semplicemente il break even point è il punto in cui i ricavi eguagliano i costi.

Possiamo definirlo anche come il volume di produzione (quantità di prestazioni effettuate) necessario a coprire tutti i costi dello studio, sia quelli fissi (o indiretti) sia quelli variabili (o diretti), senza produrre profitti ma senza neanche causare perdite.

Considerando che per svolgere anche solo una prima visita occorre aver investito molto denaro per l’apertura e la gestione dello studio e che per recuperare questi costi il dentista deve aggiungerne altri per erogare prestazioni che, prima di essere fonte di guadagno, comportano uso di materiali e spesso anche di consulenti, le domande da porsi sono due:

  • Quante prestazioni bisogna effettuare prima che i ricavi eguaglino i costi?
  • Quando inizierò a guadagnare?

Per rispondere alla prima di queste domande sarà necessaria una trattazione dettagliata, mentre per quanto riguarda la seconda domanda appare evidente che quanto prima viene raggiunto il punto di pareggio tanto prima si inizia ad avere un guadagno!

Supponiamo che il punto di pareggio venga raggiunto il 30 Giugno, questo vuol dire che fino a giugno vengono ripagati esclusivamente i costi dello studio, dal primo Luglio invece l’attività inizia a produrre profitto.

Analisi dei costi

I costi totali dello studio possono essere distinti in costi fissi e costi variabili.

I costi variabili sono correlati sia al numero sia alla tipologia di prestazioni eseguite e possono
essere suddivisi in:

  • costi del materiale: in questa categoria sono compresi tutti i materiali di consumo necessari  per l’esecuzione di una certa prestazione (guanti, frese, bicchierini, composito, impianti, materiale per impronta, materiale per detersione e sterilizzazione degli strumenti chirurgici);
  • costi del laboratorio, ad esempio il costo dell’odontotecnico in tutti i casi in cui sono  necessari ponti, intarsi, corone, apparecchi ortodontici, colatura delle impronte, sviluppo e squadratura dei modelli, montaggio in articolatore, riparazioni e ribasature protesiche;
  • costi degli operatori, odontoiatri o igienisti, solo nei casi in cui vengano retribuiti a  provvigione.

I costi variabili sono detti anche diretti, in quanto sono direttamente proporzionali al volume delle vendite.

I costi fissi sono definiti tali in quanto non subiscono variazioni, sono indipendenti dal fatto che lo studio lavori molto o poco: il commercialista, il personale dipendente, le utenze, l’affitto, i contratti per la sicurezza, le rate dei leasing e dei finanziamenti per l’acquisto di  apparecchiature e strumentazione, le assicurazioni, devono essere pagati anche nel caso in cui lo studio rimanga chiuso.

I costi fissi sono detti anche indiretti, in quanto non sono direttamente proporzionali alle quantità prodotte.

Analisi del Break Even Point

L’analisi del BEP consente di determinare il numero di prodotti che è necessario vendere affinché i ricavi eguaglino i costi.

Nel caso di un azienda che produce oggetti che sono tutti uguali tra loro l’analisi del BEP riguarda un solo prodotto. In uno studio odontoiatrico vengono eseguite prestazioni di diverso tipo, quindi l’analisi del BEP riguarda più prodotti.

Analisi del BEP nel caso di un solo prodotto

Supponiamo che in uno studio dentistico venga eseguita sempre la stessa prestazione, venduta a un prezzo costante P.

Come calcoliamo il punto di pareggio?

Analizziamo il grafico:

I costi fissi (FC) sono rappresentati da una retta gialla parallela all’asse delle ascisse proprio perché non variano al variare delle quantità prodotte. I costi variabili (VC) sono rappresentati invece da una retta blu passante per l’origine degli assi cartesiani, in quanto variano proporzionalmente alle prestazioni effettuate.

I costi totali (TC = FC + VC) sono rappresentati da una retta rossa parallela a quella dei costi variabili. I ricavi totali (TR) sono rappresentati da una retta verde passante per l’origine: se la produzione è nulla, i ricavi sono nulli, se invece la produzione cresce, aumentano anche i ricavi.

La retta dei ricavi totali e quella dei costi totali si incontrano nel punto di break even (BEP). A sinistra del break even point i costi superano i ricavi e si ha una perdita (area in rosso), che aumenta mano a mano che la produzione si riduce. A destra del punto di pareggio i ricavi superano i costi e quindi si ha un profitto (area in verde), che cresce all’aumentare delle quantità prodotte. Nel punto di break even i costi invece sono uguali ai ricavi e quindi non ci sono né perdite né profitti.

Il profitto (utile lordo) o EBIT (earnings before interests and taxes) è la differenza tra i ricavi totali e i costi totali:

EBIT = TR -TC

i ricavi totali si ottengono moltiplicando il numero di prestazioni eseguite (Q) per il prezzo di una singola prestazione (P):

TR = Q * P

I costi totali sono dati dalla somma dei costi fissi e variabili:

TC = FC + VC

I costi variabili sono dati dal prodotto tra il costo variabile unitario della singola prestazione (VCu ) e il numero di prestazioni:

VC = Q * VCu

EBIT = Q * P – (FC + Q * VCu)

Poiché nel BEP il profitto (EBIT) è uguale a zero:

Q1 * (P – VCu) – FC = 0

Q1 = Q bep = FC / P – VCu

Q1 = Q bep è il numero di prestazioni che bisogna effettuare per raggiungere il punto di equilibrio, in cui si ha l’uguaglianza tra i costi totali e i ricavi totali (pareggio).

(P – VCu) è la differenza tra il prezzo della singola prestazione e il costo variabile della stessa. Tale differenza rappresenta il margine di contribuzione unitario CM.

Da un punto di vista puramente economico:

  • se una prestazione presenta un margine di contribuzione minore di zero (P < VCu) non dovrebbe mai essere eseguita perché dannosa per lo studio;
  • se una prestazione presenta un margine di contribuzione maggiore di zero (P > VCu ) è vantaggiosa per lo studio e quindi deve essere eseguita.

Una prestazione con margine di contribuzione positivo (economicamente vantaggiosa) può avere un risultato economico complessivamente negativo (produrre una perdita netta per lo studio). Ad esempio supponiamo che in uno studio odontoiatrico l’avulsione dentaria abbia la seguente profilazione economica:

PREZZO 80 euro

COSTO VARIABILE UNITARIO 20 euro

COSTI FISSI 70 euro

MARGINE DI CONTRIBUZIONE UNITARIO 60 euro

PROFITTO O PERDITA – 10 euro

Un risultato economico negativo (- 10 euro) potrebbe indurre l’odontoiatra a considerare dannosa la prestazione, invece il calcolo del margine di contribuzione gli suggerisce di considerarla vantaggiosa: ogni volta che viene eseguita un’ avulsione dentaria con quelle caratteristiche, lo studio dispone di 30 euro, i quali contribuiscono ad abbattere i costi fissi annuali perché, una volta coperti tutti i costi fissi e raggiunto quindi il punto di pareggio, si comincia ad avere un guadagno effettivo.

Noto Qbep si può facilmente calcolare Rbep, cioè il fatturato minimo necessario per il pareggio, moltiplicando Qbep per il prezzo P della singola prestazione:

Rbep = Qbep * P = FC / 1 – (VCu/P)

Superato il break even point, lo studio comincia ad avere degli utili lordi (EBIT):

EBIT = TR – TC = Q * (P – VCu) – FC = Q * CM – FC

Agli utili lordi vanno sottratte le imposte ricavando così gli utili netti:

Utili netti = EBIT – EBIT * t = EBIT * (1 – t)

dove t rappresenta l’aliquota fiscale.

Un altro parametro da tenere in considerazione è il margine di sicurezza, espresso in percentuale, che indica di quanto si possono diminuire i ricavi di vendita prima che lo studio cominci a realizzare perdite:

MS % = (Q2 – Q1 / Q2) *100

Analisi del BEP nel caso di più prodotti

In uno studio odontoiatrico le prestazioni eseguite sono numerose, di conseguenza l’analisi del BEP risulta più complessa.

Per esempio, nel caso in cui vengano eseguite due tipologie di prestazioni diverse (A:restauro in composito, B:avulsione dentaria), nel BEP, come già detto, abbiamo che i ricavi totali sono uguali ai costi totali:

Pa * Qa + Pa * Qa = VCuA * QA + VCuB * QB + FC

ricavi totali                 costi totali

Con qualche passaggio matematico si ottiene che:

Qa = [ FC – Qb * (Pb – VCub) ] / Pa – VCua

Qa = [ FC – (Qb * CMb) ] / CMa

Questa formula consente di conoscere quante prestazioni A è necessario eseguire per raggiungere il pareggio, in funzione del numero di prestazioni B effettuate.

Se la quantità venduta di A è superiore a quella indicata dalla formula, si supera il BEP e quindi si ha un utile, in caso contrario si ha una perdita.

Dando per scontato che il prezzo di vendita delle prestazioni sia sempre maggiore dei relativi costi variabili (margine di contribuzione positivo), Qa decresce con il crescere di Qb.

Quindi il raggiungimento del BEP non è più correlato ad un’unica quantità (Qbep), ma dipende da più variabili ( Qa, Qb).

Conclusioni

Per gestire al meglio il proprio studio odontoiatrico non si può fare a meno dell’analisi del break even point: conoscere il punto di pareggio vuol dire essere in grado di prevenire il rischio d’impresa, ovvero poter calcolare a priori il volume di produzione necessario a coprire i costi totali.

Il raggiungimento di risultati efficienti, efficaci e che soddisfino le aspettative degli utenti dipende da un corretto management dell’attività odontoiatrica: capacità organizzative, processi decisionali, capacità di motivare i collaboratori, programmazione concreta rappresentano la strada per il successo.


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